電話を取るときって緊張しませんか？
私はいまでも、電話が鳴ったらドキドキしてしまいます。
固定電話は、心臓が飛び出すくらい驚きます。
携帯電話でさえ、「えっ、誰から！？」と困惑してしまうことも…。
だいたいは、家族からなんですけどね。
なんでこんなに電話が苦手なんだろうと考えたときに、入社したての自分を思い出しました。
そこでこの記事では、内向型HSPが電話が苦手な理由を5つ考えてみました。
事務職は電話応対が仕事になっていることが多い
会社では手が空いている人が電話を取るのが基本です。
ただ、営業職は忙しいということもあり、事務職が電話を取る役割を担っていることが多いんですよね。
- パソコン作業
- お茶出し
- 接客
- 電話対応
雑用係のような部分も事務職は多いです。
仕事の募集要項にも書かれていたりします。
私はできるだけ、電話対応と書かれていない仕事を探していました。
でも事務の仕事を選ぶと、結局電話対応することになるんですよね。
内向型HSPはなぜ電話応対が苦手なのか？
「電話が得意です」と自信を持っていえる人は、あまり多くないのではないでしょうか？
コールセンターでお仕事をしている人は、いつも凄いなと尊敬しています。
私は自分の声にも自信がないので、余計に電話応対が苦手です。
なぜ電話が苦手なのか、考えてみるといろいろあるんですよね。
そこで、私の会社での経験談から、なぜ電話応対が苦手なのかをまとめていました。
①電話の音がこわい
電話がプルルルル…となるだけでビクッとします。
子どもの頃からそうなのですが、大人になっても変わっていません。
スマホの着信音でさえ、びっくりすることがあります。
実家の電話なんて問題外です！！
(たまにしか鳴らないから余計にこわい…)
なんか恐怖心があるんですよね。電話の音が怖いんです。
新卒で会社に入ったときも、1ヶ月くらい電話に出られなかったことがあります。
やっと出てもテンパっちゃって、名前とか内容とか全然聞き取れませんでした。
②自分のペースが乱れる
電話は突然かかってくるため、自分のペースが乱されやすいです。
せっかく集中して作業していたのに、電話を受けたことで集中力が途切れてしまいます。
内向型は集中するまでに時間がかかってしまうため、仕事がなかなか進まないということも起きやすいです。
③失敗しないか不安になる
自分だけしか相手の話しを聞いていないので、電話中に様々な不安が頭をよぎります。
- ちゃんと聞き取れるだろうか
- 聞き間違えたらどうしよう？
このように失敗しないか心臓がドキドキしてしまうのです。
私が新卒で働いた会社は、社員が多く名前を覚えることさえ一苦労でした。
ほかの人に電話を繋ぐとき、その社員さんを間違えた名前で呼んでしまったことがありました。
それくらいパニックになってしまうのです。
④話を聞くだけで精一杯
聞き取る、理解する、返答する
電話対応には、この3つのステップが必要です。
内向型は複数のタスクを同時に行うことが苦手なので、情報が多いとパニックになってしまうことも。
電話は短時間での対応が求められるので、よけいに焦ってしまうんですよね。
そのため、話しを聞くだけで精一杯になってしまい、相手の話しを理解するまで時間がかかってしまうのです。
会社名を聞き取れないときはとくにテンパります。
名前を聞き取れていないのにどんどん話されてしまって、内容にもついていけなかったり…。
とくに横文字の長い社名には苦労しますね。
⑤知らない人と話すことに抵抗がある
慣れてくれば「あっ、あの人！」「いつもお世話になっています」と気持ちがラクになるのですが、知らない人だとやっぱり緊張してしまいます。
上手く話さなきゃという気持ちが先行してしまうんですよね。
顔が見えない相手なので、声だけでの対応は本当に難しいと感じます。
私は上手く言葉にできないときは、ジェスチャーで表現することも多いのですが、もちろん電話の相手には伝わりません。笑
しっかりと言葉で伝えなくてはいけないのが、内向型としてはハードルが高いですね。
内向型的・会社での電話対応を円滑にする方法
「私は電話が苦手なんで…」と会社に伝えたところで、「仕事なのでやってください」と言われるだけです。
だから、『仕事』と割り切って何とか乗り切るしかありません。
すぐに頭が真っ白になってしまう私が行っていた方法をまとめました。
普通の人にとっては当たり前のことなのですが、内向型として大切なことなんです。
メモは絶対！！
電話を取るときは、内向型HSPにとってメモは必須です。
取り次ぎだけだとしても、その場にその人がいなくて探しているうちに「あれ？誰からの電話だったっけ？」となることがあります。
HSPは周囲からの刺激を敏感に受け取るため、大勢の人が一斉に動いている社内では、情報で頭がいっぱいになりパニックを起こすそうです。
そのパニックになったときに「あれ？何だっけ？」という状態がおきてしまうんですよね。
私は多々ありました。そして怒られます。
だからこそ、小さいことや簡単なことでも、殴り書きでいいのでメモすることが大切です。
会社名や名前が聞き取れなかったときは必ず聞き返す
いつも電話をかけてくるお得意様は、早口で会社名を伝えてくることがあります。
初めて聞いたときはまず聞き取れませんし、慣れていたとしても早すぎて聞き取れないという場合もあるんですよね。
活舌が悪い人とか声のトーンが低くて「ごにょごにょ」と喋る人とか、長い横文字の社名も聞き取れないことがあります。
あと、電波が悪くて声が聞こえないとか、雑音が凄いとか、様々な状況によっても変わるので混乱しがちです。
「○○会社の△△と申します。お世話になっております」
このとき社名や名前が聞き取れないときは、こちらが「お世話になっております」と言う前に「申し訳ございませんが、もう一度御社名とお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」と聞き返すことです。
私は「申し訳ございません」と言っていましたが、「恐れ入りますが」「大変恐縮ですが」でもOKです。
社名が聞き取れず曖昧にしてしまうと、あとから上司に叱られる可能性も。
聞き返すと新人だと思われそうと考えてしまいがちですが、新人だと思われた方が心がラクです。
わからないことはそのままにせず素直に聞き返すことが大切ですよ。
つねに電話を取るという心構えで
「電話が来たら嫌だな」と思っていると、電話が来たときに必ずといっていいほどビクッとなるし、心の準備ができていないのでオロオロしてしまいます。
そして上手く対応できなくて、「やっぱり私はダメだ～」と自己嫌悪になってしまうんですよね。
私も何度も経験しているのでよくわかります。
だから考え方を変えるんです。
「電話は私がすべて取る！」と。
私の会社は3コール以内に電話を取るというルールがあるのですが、私は「1コール以内に電話を取る」と決めていました。
「プルッッ・・・」と鳴ったらすぐに取るんです。
電話が誰よりも嫌いな私がですよ！自分でも驚きます。
でもそのほうがラクなのです。気持ちの準備ができているので、さほど緊張もしません。
もちろん慣れるまでは、電話を取るたびに心臓がバクバクです。もう早死にするんじゃないかと思っていました。笑
でも「電話をすべて取る」という心構えがあるとないとでは、全然違います。
「誰か取ってくれるかな？」という気持ちでいるときは、準備不足が原因で失敗が多かったからです。
電話は苦手でも「すべて取ってやる！！」という、覚悟とやけくその気持ちのほうがよい方向に進んでいけますよ。
結論：仕事の電話は割り切って対応しよう
電話応対が苦手でも、仕事内容に含まれている場合は嫌でもやらなくてはいけません。
そのため、ここは違う人物になりきったつもりで割り切って応対してみましょう。
いつもと違う自分を演じてみると、意外と何とかなりますよ。
私は今までの経験で、この方法が気持ち的には一番ラクでした。
あなたのやりやすい方法もぜひ模索してみてくださいね。
